Otimização de processos em TI: saiba mais sobre o tema

A otimização de processos em TI é extremamente relevante, tendo em vista que a empresa terá mais resultados positivos se utilizar os recursos de maneira correta e otimizada. Um computador ou sistema de gestão, por exemplo, pode ser melhor aproveitado quando os processos são preparados para as reais necessidades de uma companhia.

Otimizar processos é um ponto que deve ser considerado por qualquer profissional, independentemente da área de atuação. Assim, se algum colaborador identificar alguma melhoria no setor de TI que possa ser desenvolvida, deve notificar o responsável.

A seguir, apresentaremos dicas para a otimização de processos de TI, bem como as vantagens que isso proporciona. Acompanhe a leitura até o fim e fique bem informado!

Dicas para a otimização de processos de TI

A otimização dos processos é um ótimo caminho para que a companhia possa desenvolver melhorias nas atividades que realiza. Como explicamos, embora seja de responsabilidade do responsável pela TI, todos os colaboradores devem ser monitorados. Veja algumas ideias para colocar isso em prática!

Conte com um escopo de tarefas definido

O escopo de tarefas deve ser bem definido na área de TI da empresa. É preciso que o fluxo de trabalho seja mapeado para que as atividades sejam desenvolvidas com mais precisão. Aqui, vale ressaltar que não estamos nos referindo apenas às atividades de gestão da tecnologia, mas sim a tudo que é feito na empresa e utiliza esses recursos.

Todas as tarefas que usam softwares e hardwares devem ser mapeadas e incluídas no escopo. Isso porque, mesmo que indiretamente, elas estão relacionadas com o setor de TI da companhia, tendo em vista que utilizam a tecnologia.

Logo, o escopo de tarefas deve envolver as atividades de toda a organização, incluindo os demais setores, como RH, contabilidade, marketing, entre tantos outros. Tudo precisa ser mapeado para que se observe como a tecnologia pode ser aprimorada para que as atividades sejam feitas em menos tempo e com mais eficiência.

Desenvolva o perfil de um bom gestor

A otimização de processos só acontece, de fato, quando as empresas têm um bom gestor. Isso se justifica porque os valores culturais são repassados mais pelo exemplo do que pela imposição de regras.

Se, por exemplo, a empresa tem uma normativa, mas o gestor não a cumpre, os colaboradores percebem isso e também se sentem no direito de não seguir as regras. Por isso, ao implementar um processo de otimização, o exemplo deve vir de cima, com os gestores sendo vistos como parceiros e figuras a serem copiadas dentro da organização.

A conscientização disso deve ser feita aos gestores. Nesse sentido, treinamentos para formar líderes são uma boa ideia de investimento a ser realizado.

Utilize indicadores de desempenho

Os indicadores de desempenho são uma excelente maneira de otimizar processos em TI. São diversos os índices que podem ser acompanhados, tais como número de problemas solucionados, quantidade de chamados abertos na área de TI, entre outros.

A ideia é que os indicadores mostrem se cada atividade desenvolvida está realmente trazendo bons resultados para a companhia ou se é necessário trabalhar mais a otimização. A identificação de gargalos é outro benefício proporcionado por esse acompanhamento.

Adote o feedback

A cultura do feedback deve ser implementada nas empresas. É necessário que os colaboradores e gestores saibam dar retornos sobre as atividades que eles desempenham.

Assim, se for identificado que um computador é ruim, por exemplo, pode ser feita a substituição de peças ou da própria máquina, para que ela se torne mais eficiente para a atividade em que é utilizada.

Vantagens da otimização de processos de TI

A otimização de processos de TI traz diversas vantagens para as companhias. Também fizemos uma lista com as principais delas. Confira!

Maior produtividade

Com os processos de TI otimizados, toda a empresa terá mais produtividade. Imagine, por exemplo, que uma companhia utiliza computadores da marca Apple para desenvolver suas atividades.

Se a empresa tiver processos otimizados e contar com uma parceria exclusiva, que forneça peças e manutenção para esse tipo de máquina, as atividades serão desenvolvidas com muito mais agilidade. Isso fará com que a produtividade seja aumentada de forma considerável, o que também representa mais lucros para o empreendimento.

Redução de custos

Quando falamos em otimização de processos de TI, os custos também são reduzidos. A redução acontece porque há uma diminuição de desperdícios, menos retrabalho e a eliminação de tarefas necessárias para a execução das atividades.

Também conta a questão que envolve a padronização e as melhorias desenvolvidas nos processos. É isso que faz com que os investimentos da companhia sejam melhores aproveitados, diminuindo os custos e potencializando os ganhos.

Menores riscos

Na área de TI, reduzir riscos é fundamental! Afinal, se um computador, um datacenter ou qualquer outro item falhar, pode colocar em perigo a própria execução das atividades da empresa. 

O mesmo vale para os sistemas, que devem ser seguros para evitar o vazamento de informações e o não cumprimento da nova Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Com os processos otimizados, tem-se mais tempo para a análise estratégica e de riscos da área de TI. A ideia é que as falhas possam ser identificadas logo no início, antes que se tornem um problema maior para a companhia.

Melhoria na resolução de problemas

Os problemas também são solucionados mais rapidamente quando se aposta na otimização de TI. Aqui igualmente entra a questão do tempo, que poderá ser mais aproveitado para pensar estrategicamente quando as tarefas são otimizadas.

Além de ter mais agilidade para solucionar problemas, eles também tendem a surgir com menos frequência. Isso porque as falhas serão identificadas com antecedência, conforme explicamos anteriormente.

Agora você já sabe um pouco mais sobre a otimização de processos em TI, bem como os benefícios que ela proporciona para as empresas. Por isso, não deixe de colocar em prática tudo o que explicamos aqui.

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